§1. Postanowienia ogólne

  1. Przepisy Regulaminu stanowią integralną część umowy i obowiązują wszystkich uczestników Targów
  2. Podmiotem koordynującym dziania organizacyjnie jest Expo Arena Marek Zajdel zwane dalej w skrócie Organizatorem.
  3. Organizator odpowiada wyłącznie za działania wykonywane bezpośrednio przez niego, za działania wykonywane przez podmioty którym zlecono podwykonawstwo lub zleciły działania organizatorowi odpowiadają te podmioty w zakresie swoich dziań.
  4. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o Targach, rozumie się przez to imprezę, w której uczestniczy Wystawca lub Zwiedzający.
  5. Fotografowanie, filmowanie i inne formy utrwalania obrazu wymagają zgody Organizatora, a jeżeli dotyczą pojedynczych stoisk i eksponatów, wymagają również uprzedniej zgody zainteresowanych Wystawców.

§2. Warunki udziału Wystawcy

  1. Aby wziąć udział w Targach należy złożyć u Organizatora wypełniony formularz Zgłoszenia-Umowy. Dokument ten winien być podpisany przez Wystawcę lub osobę (osoby) upoważnioną do jego reprezentacji. Ponadto Wystawca zobowiązany jest do przedłożenia dowodu wpłaty, o którym mowa w Zgłoszeniu-Umowie
  2. Organizator potwierdza przyjęcie zgłoszenia udziału Wystawcy
  3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny i powiadomi o tym pisemnie w terminie do 3 tygodni przed terminem rozpoczęcia Targów.
  4. Organizator ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Targach w przypadku, gdy Wystawca nie uiści we właściwych terminach opłat za udział w Targach.
  5. płatnego używania całości względnie części stoiska, bez uprzedniej zgody Organizatora.
  6. TERMIN I GODZINY OTWARCIA TARGÓW dla Zwiedzających oraz OKRESY MONTAŻU I DEMONTAŻU STOISK są ustalane indywidualnie dla każdych targów.
  7. W okresie godzin otwarcia targów dla zwiedzających oraz montażu i demontażu wystawca jest zobowiązany do zapewnienia obsługi stoiska oraz do pilnowania swojego stoiska i elementów ekspozycji
  8. Pozostanie wystawcy na terenie stoiska poza wyznaczonymi godzinami musi być bezwzględnie uzgodnione z organizatorem i może skutkować kosztami wynajęciem dodatkowej ochrony.
  9. Wykonanie prac demontażu ekspozycji w okresie przekraczającym godziny wskazane w niniejszym paragrafie skutkować będzie obciążeniem Wystawcy karą umową w wysokości 100 zł za każdą rozpoczętą godzinę. Płatność przedmiotowej kary nastąpi na podstawie noty księgowej wystawionej przez Organizatora.
  10. LOKALIZACJA stoiska Wystawcy wynika z warunków organizacyjno-technicznych. Jedynym dysponentem powierzchni wystawienniczej jest Organizator. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska; powierzchni zamówionej przez Wystawcę, jeżeli względy organizacyjne i projektowo-techniczne lub bezpieczeństwa uniemożliwiają realizację życzeń Wystawcy.
  11. Zamawiający zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących w obiekcie wystawienniczo-konferencyjnym przepisów administracyjnych, BHP i przeciwpożarowych
  12. Zamawiający pozostawi stoisko i przedmioty przekazane do użytku na Targach w stanie nie pogorszonym. W przypadku stwierdzenia powstania jakichkolwiek uszkodzeń lub zniszczeń zamawiający pokryje całkowite koszty związane z ich naprawą lub odtworzeniem.
  13. W przypadku, gdy Wystawca samodzielnie dokonuje zabudowy stoiska w hali własnym systemem lub aranżacji stoiska korzystając z wyposażenia dodatkowego Organizatora zobowiązany jest do dołączenia projektu stoiska wraz z kompletem dokumentów na 14 dni przed rozpoczęciem Imprezy oraz uzyskanie akceptacji Organizatora na realizację projektu.
  14. Ostateczny termin zmian w wyposażeniu dodatkowym upływa na 7 dni przed Targami. Wszelkie zmiany dokonywane po tym terminie, do tyczące wyposażenia dodatkowego, spowodują 20% wzrost ceny usługi. Zmiany te realizowane będą wg kolejności ich zgłaszania i w miarę możliwości materiałowych Organizatora
  15. Organizator zastrzega sobie prawo do ewentualnego zagospodarowania ścian zewnętrznych stoiska Wystawcy (dotyczy powierzchni zabudowanej przez Organizatora).
  16. Każdy uczestnik targów ma prawo do reklamowania swoich produktów lub usług na własnym stoisku pod warunkiem, że nie zakłóca normalnego toku pracy innych uczestników.
  17. Reklama na terenie Targów poza stoiskiem jest odpłatna i wymaga zgody Organizatora. Brak zgody spowoduje usunięcie reklam na koszt i ryzyko uczestnika. Uczestnicy Targów mogą odpłatnie ustawiać na terenach targowych własne konstrukcje reklamowe. Zamówienia na lokalizację własnych konstrukcji reklamowych, należy składać do Zespołu Organizacji Targów.
  18. Wystawca nie może bez osobnej umowy prezentować usługi lub towary firm trzecich. Dotyczy to również wydawnictw w formie drukowanej prezentującej usługi i/lub produkty firm trzecich.
  19. Wyłączność na obsługę techniczna wystawców podczas Motoshow na Azoty Arenie ma organizator Expo Arena. Odstepstwa od tego wymagaja indywidualnych akceptacji organizatora Imprezy.
  20. Wystawca w chwili przyjazdu na Targi zobowiązany jest zgłosić się do Biura Targów, gdzie otrzyma karty identyfikacyjne oraz dokona odbioru stoiska od Organizatora. Odbiór stoiska od Wystawcy następuje po zakończeniu Targów.
  21. Wystawca winien przygotować stoisko nie później niż w terminie określonym w informacji otrzymanej od organizatora. Nie zgłoszenie się wystawcy w tym terminie bez wcześniejszego powiadomienia będzie traktowane przez Organizatora jako rezygnacja ze skutkami określonymi niżej.
  22. Wystawca zobowiązany jest usunąć eksponaty, zdemontować stoisko oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do pierwotnego stanu najpóźniej do ostatniego dnia demontażu stoiska, W przypadku niewykonania powyższych prac porządkowych w terminie demontażu. W przypadku nie wykonania Organizator zleca ich wykonanie na koszt i ryzyko Wystawcy
  23. Pozostawione bez akceptacji Organizatora elementy zabudowy i wyposażenia stoiska. nie usunięte przez uczestnika w okresie demontażu, uważa się za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na własność Organizatora.
  24. Jeżeli Wystawca potrzebuje więcej czasu na przygotowanie lub likwidację stoiska zobowiązany jest do uzgodnienia tego z Organizatorem nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem imprezy.
  25. Osoby zatrudnione przez Wystawcę do montażu i demontażu stoiska zobowiązane są do posiadania specjalnych identyfikatorów, które należy pobierać nieodpłatnie w Biurze Targów. Identyfikatory te upoważniają do przebywania na terenie Targów tylko w czasie montażu i demontażu stoiska, Wystawca ma obowiązek zwrotu tych kart identyfikacyjnych do biura Targów po zakończeniu likwidacji stoiska. Za zgubione lub zniszczone identyfikatory będzie pobierana opłata w wysokości określonej w „Postanowieniach Szczegółowych". Organizator ma prawo usunąć i nie wpuścić na teren Targów wszystkie osoby nie posiadające identyfikatorów
  26. W uzasadnionych przypadkach Organizator może, dla dobra Imprezy, ingerować w wystrój i wyposażenie stoiska (np.: zapobiegać niszczeniu stoiska. usuwać przedmioty wydzielające nieprzyjemne zapachy itp. głośność emitowanych dźwięków).
  27. Codzienna dostawa towarów musi być zakończona na 15 minut przed otwarciem
  28. Na terenie Targów obowiązuje bezwzględny zakaz:
  • palenia tytoniu i używania otwartego ognia.
  • eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych na zasadach sprzecznych z określonymi przez Organizatora,
  • korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej,
  • pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji,
  • wnoszenia na tereny targowe substancji chemicznych pożarowo niebezpiecznych.
  • zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania przejść i wyjść ewakuacyjnych,
  • używania sprzętu pożarniczego do innych celów,
  • umieszczania na stoisku eksponatów niebezpiecznych dla uczestników Targów i publiczności.

§3 . KATALOGI, GAZETY I INNE WYDAWNICTWA TARGOWE

  1. Organizator zapewnia druk i rozpowszechnienie oficjalnego Katalogu Targowego zawierającego spis Wystawców, ofertę targową Imprezy, dodatkowe informacje handlowe, reklamowe i usługowe.

  2.  

    Wystawca zobowiązany jest do zamieszczenia w Katalogu Targowym wpisu obowiązkowego, chyba, że Postanowienia Szczegółowe mówią inaczej.

     

  3. Zamówienia na dodatkową reklamę w Katalogu Targowym jest dokonywane na osobnym formularzu zgłoszeniowym.

     

  4. Zabronione jest rozpowszechnienie innych Katalogów Targowych, Gazet Targowych i innych publikacji zawierających reklamy firm trzecich.

§4 . WARUNKI PŁATNOŚCI ZA NAJEM POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ

  1. Dla Wystawców walutą płatności jest złoty.
  2. Wystawca jest zobowiązany dokonać wpłaty 100 % wpłaty przed targami.
  3. Podpisany Formularz Zamówienia stanowi oświadczenie Zamawiającego o przyjęciu oferty organizatora skutkujące zawarciem umowy i stanowi zobowiązanie Zamawiającego do wpłacenia ustalonej kwoty do 7 dni przed targami na konto organizatora Deutsche Bank Polska SĄ o/ Sz-n nr konta 96 1910 1048 2217 5337 6210 00011
  4. Rezygnacja Zamawiającego z udziału w targach po podpisaniu formularza nie zwalnia go z obowiązku wpłaty ustalonej kwoty
  5. Faktura zostanie wystawiona przez organizatora w terminie siedmiu dni od wpłaty, jednak nie później niż w pierwszym dniu targów.
  6. W przypadku nie dokonania wpłaty organizator ma prawo nie wpuścić zamawiającego na stoisko, oraz zamawiający zobowiązuje się do zapłacenia odsetek karnych organizatorowi w wysokości 0,2 % za każdy dzień na co zostanie wystawiona nota odsetkowa oraz pokryje koszty firmy windykacyjnej działającej w imieniu organizatora w celu odzyskania należności z niniejszego zmówienia
  7. Do dokumentów zgłoszeniowych należy dołączyć kserokopię wypisu z rejestru handlowego i nadania numeru NIP albo  wpisu o działalności gospodarczej.

§5 . WARUNKI Udziału Zwiedzającego – i wystawcy

  1. Jeżeli wstęp na teren Imprezy jest płatny: Koszt biletu na jeden dzień podany jest w informacji i kasach. Należy zachować go do kontroli Po wyjściu z terenu imprezy bilet traci ważność. Osoby do 7 roku wstęp bezpłatny.
  2. Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Imprezy:
    • broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów,
    • materiałów wybuchowych,
    • wyrobów pirotechnicznych,
    • materiałów pożarowo niebezpiecznych,
    • napojów alkoholowych,
    • środków odurzających lub substancji psychotropowych
  3. Ponadto zakazuje się bez zgody organizatora wprowadzania psów i innych zwierząt na Teren Imprezy
  4. Bez zgody organizatora zakazuje się prowadzenia jakiejkolwiek działalności handlowej, reklamowej, informacyjnej i politycznej lub innej zarobkowej na Terenie Imprezy.
  5. Bezumowne skorzystanie z oferty Targów Nieruchomości w jakiejkolwiek postaci na całym terenie AZOTY ARENA wiąże się z naliczeniem opłaty w wysokości 10 krotności normalnej stawki cennikowej.
  6. Organizator Imprezy może odmówić wstępu na Imprezę oraz przebywania na niej osobom:
    • znajdującym się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków
    • posiadającym broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały, wyroby, napoje, środki lub substancje.
    • zachowującym się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającym zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Imprezy.
    • osób co do których zachodzi podejrzenie prowadzenia działań szpiegostwa przemysłowego lub konkurencji.
  7. Kto wnosi lub posiada na Imprezie broń, inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne lub materiały pożarowo niebezpieczne, podlega karze aresztu albo karze ograniczenia wolności.
  8. Uczestnicy Imprezy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na Terenie Imprezy zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych, w tym kierownika do spraw bezpieczeństwa. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może wynikać wyłącznie z uwagi na ich sprzeczność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
  9. Osoby małoletnie uczestniczą w Imprezie na wyłączną odpowiedzialność osób, które sprawują nad nimi pieczę.
  10. Organizator zapewnia bezpieczeństwo osobom obecnym na Imprezie oraz porządek podczas trwania Imprezy, poprzez m.in.:
    • Służby porządkowe  i służby informacyjne wyróżniające się elementami ubioru;
    • powołanie kierownika do spraw bezpieczeństwa, kierującego Służbami Porządkowymi i organizującego pracę Służb Porządkowych;
    • udostępnienie pomocy medycznej oraz zaplecza higieniczno-sanitarnego;
  11. Organizator utrwala przebieg Imprezy dla celów dokumentacji oraz promocji lub reklamy Imprezy i imprez w przyszłych latach. Wizerunek osób przebywających na Terenie Imprezy może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniony dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych.
  12. Organizator zapewnia zabezpieczenia przeciwpożarowe poprzez zapewnienie, że:
    • pracownicy obsługi, Służby Porządkowe i Organizator muszą znać rozmieszczenie podręcznego sprzętu gaśniczego i hydrantów oraz zasady postępowania na wypadek pożaru;
    • Służby Porządkowe muszą być przeszkolone w zakresie zasad prowadzenia ewakuacji, sposobu alarmowania straży pożarnej, zasad użycia podręcznego sprzętu gaśniczego, udzielenia pierwszej pomocy medycznej.
  13. Organizator zastrzega sobie prawo ustalenia i zmian w przebiegu Imprezy z uzasadnionych powodów, np. odwołanie przyjazdu przez artystę, Siła Wyższa, itp., a ponadto prawo do ustalenia i zmiany programu pod względem artystycznym i czasowym bez uprzedniej konsultacji i rekompensaty.
  14. Służby Porządkowe, legitymujące się identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu, są uprawnione zgodnie z przepisami Ustawy do:
    • sprawdzania uprawnień do przebywania na Imprezie;
    • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości,
    • przeglądania zawartości bagaży, odzieży osób, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają niebezpieczne przedmioty,
    • wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z regulaminem imprezy masowej, a w przypadku niewykonania takich poleceń – wezwania ich do opuszczenia Imprezy;
    • stosowania siły fizycznej w postaci chwytów obezwładniających oraz podobnych technik obrony w przypadku zagrożenia dóbr powierzonych ochronie lub odparcia ataku na członka Służb Porządkowych lub inną osobę, na zasadach określonych w art., 38 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. Nr 114, poz. 740, z późn.zm.)
    • ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia.
  15. Służby porządkowe mogą wydawać własne instrukcje bezpieczeństwa oraz p.poż. zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§6. Postanowienia końcowe

  1. W przypadku, gdyby Impreza nie odbyła się z przyczyn zależnych od Organizatora, odpowiedzialność Organizatora ograniczy się do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawców.
  2. W przypadku, gdyby Impreza nie odbyła się z przyczyn niezależnych od Organizatora, nie jest on zobowiązany do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawców.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do nie wpuszczenie na teren imprezy osób bez podania przyczyny.
  4. Organizator udostępnia wystawcom i zwiedzającym materiały promujące imprezę w postaci Video, zdjęć, publikacji, plakatów, ulotek, banerów itp. Materiały można pobierać z biura organizatora przy ul. Szafera 5/6/7 oraz ze strony www.expoarena.szczecin.pl i FB
  5. Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem a Wystawcą będą rozpatrywane przez właściwy rzeczowo sąd w Szczecinie.