§1. Postanowienia ogólne
- Przepisy Regulaminu stanowią integralną część umowy i obowiązują wszystkich uczestników Targów
- Podmiotem koordynującym dziania organizacyjnie jest Expo Arena Marek Zajdel zwane dalej w skrócie Organizatorem.
- Organizator odpowiada wyłącznie za działania wykonywane bezpośrednio przez niego, za działania wykonywane przez podmioty którym zlecono podwykonawstwo lub zleciły działania organizatorowi odpowiadają te podmioty w zakresie swoich dziań.
- Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o Targach, rozumie się przez to imprezę, w której uczestniczy Wystawca lub Zwiedzający.
- Fotografowanie, filmowanie i inne formy utrwalania obrazu wymagają zgody Organizatora, a jeżeli dotyczą pojedynczych stoisk i eksponatów, wymagają również uprzedniej zgody zainteresowanych Wystawców.
§2. Warunki udziału Wystawcy
- Aby wziąć udział w Targach należy złożyć u Organizatora wypełniony formularz Zgłoszenia-Umowy. Dokument ten winien być podpisany przez Wystawcę lub osobę (osoby) upoważnioną do jego reprezentacji. Ponadto Wystawca zobowiązany jest do przedłożenia dowodu wpłaty, o którym mowa w Zgłoszeniu-Umowie
- Organizator potwierdza przyjęcie zgłoszenia udziału Wystawcy
- Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny i powiadomi o tym pisemnie w terminie do 3 tygodni przed terminem rozpoczęcia Targów.
- Organizator ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Targach w przypadku, gdy Wystawca nie uiści we właściwych terminach opłat za udział w Targach.
- płatnego używania całości względnie części stoiska, bez uprzedniej zgody Organizatora.
- TERMIN I GODZINY OTWARCIA TARGÓW dla Zwiedzających oraz OKRESY MONTAŻU I DEMONTAŻU STOISK są ustalane indywidualnie dla każdych targów.
- W okresie godzin otwarcia targów dla zwiedzających oraz montażu i demontażu wystawca jest zobowiązany do zapewnienia obsługi stoiska oraz do pilnowania swojego stoiska i elementów ekspozycji
- Pozostanie wystawcy na terenie stoiska poza wyznaczonymi godzinami musi być bezwzględnie uzgodnione z organizatorem i może skutkować kosztami wynajęciem dodatkowej ochrony.
- Wykonanie prac demontażu ekspozycji w okresie przekraczającym godziny wskazane w niniejszym paragrafie skutkować będzie obciążeniem Wystawcy karą umową w wysokości 100 zł za każdą rozpoczętą godzinę. Płatność przedmiotowej kary nastąpi na podstawie noty księgowej wystawionej przez Organizatora.
- LOKALIZACJA stoiska Wystawcy wynika z warunków organizacyjno-technicznych. Jedynym dysponentem powierzchni wystawienniczej jest Organizator. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska; powierzchni zamówionej przez Wystawcę, jeżeli względy organizacyjne i projektowo-techniczne lub bezpieczeństwa uniemożliwiają realizację życzeń Wystawcy.
- Zamawiający zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących w obiekcie wystawienniczo-konferencyjnym przepisów administracyjnych, BHP i przeciwpożarowych
- Zamawiający pozostawi stoisko i przedmioty przekazane do użytku na Targach w stanie nie pogorszonym. W przypadku stwierdzenia powstania jakichkolwiek uszkodzeń lub zniszczeń zamawiający pokryje całkowite koszty związane z ich naprawą lub odtworzeniem.
- W przypadku, gdy Wystawca samodzielnie dokonuje zabudowy stoiska w hali własnym systemem lub aranżacji stoiska korzystając z wyposażenia dodatkowego Organizatora zobowiązany jest do dołączenia projektu stoiska wraz z kompletem dokumentów na 14 dni przed rozpoczęciem Imprezy oraz uzyskanie akceptacji Organizatora na realizację projektu.
- Ostateczny termin zmian w wyposażeniu dodatkowym upływa na 7 dni przed Targami. Wszelkie zmiany dokonywane po tym terminie, do tyczące wyposażenia dodatkowego, spowodują 20% wzrost ceny usługi. Zmiany te realizowane będą wg kolejności ich zgłaszania i w miarę możliwości materiałowych Organizatora
- Organizator zastrzega sobie prawo do ewentualnego zagospodarowania ścian zewnętrznych stoiska Wystawcy (dotyczy powierzchni zabudowanej przez Organizatora).
- Każdy uczestnik targów ma prawo do reklamowania swoich produktów lub usług na własnym stoisku pod warunkiem, że nie zakłóca normalnego toku pracy innych uczestników.
- Reklama na terenie Targów poza stoiskiem jest odpłatna i wymaga zgody Organizatora. Brak zgody spowoduje usunięcie reklam na koszt i ryzyko uczestnika. Uczestnicy Targów mogą odpłatnie ustawiać na terenach targowych własne konstrukcje reklamowe. Zamówienia na lokalizację własnych konstrukcji reklamowych, należy składać do Zespołu Organizacji Targów.
- Wystawca nie może bez osobnej umowy prezentować usługi lub towary firm trzecich. Dotyczy to również wydawnictw w formie drukowanej prezentującej usługi i/lub produkty firm trzecich.
- Wyłączność na obsługę techniczna wystawców podczas Targów na Netto Arenie ma organizator Expo Arena. Odstępstwa od tego wymagają indywidualnych akceptacji organizatora Imprezy.
- Wystawca w chwili przyjazdu na Targi zobowiązany jest zgłosić się do Biura Targów, gdzie otrzyma karty identyfikacyjne oraz dokona odbioru stoiska od Organizatora. Odbiór stoiska od Wystawcy następuje po zakończeniu Targów.
- Wystawca winien przygotować stoisko nie później niż w terminie określonym w informacji otrzymanej od organizatora. Nie zgłoszenie się wystawcy w tym terminie bez wcześniejszego powiadomienia będzie traktowane przez Organizatora jako rezygnacja ze skutkami określonymi niżej.
- Wystawca zobowiązany jest usunąć eksponaty, zdemontować stoisko oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do pierwotnego stanu najpóźniej do ostatniego dnia demontażu stoiska, W przypadku niewykonania powyższych prac porządkowych w terminie demontażu. W przypadku nie wykonania Organizator zleca ich wykonanie na koszt i ryzyko Wystawcy
- Pozostawione bez akceptacji Organizatora elementy zabudowy i wyposażenia stoiska. nie usunięte przez uczestnika w okresie demontażu, uważa się za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na własność Organizatora.
- Jeżeli Wystawca potrzebuje więcej czasu na przygotowanie lub likwidację stoiska zobowiązany jest do uzgodnienia tego z Organizatorem nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem imprezy.
- Osoby zatrudnione przez Wystawcę do montażu i demontażu stoiska zobowiązane są do posiadania specjalnych identyfikatorów, które należy pobierać nieodpłatnie w Biurze Targów. Identyfikatory te upoważniają do przebywania na terenie Targów tylko w czasie montażu i demontażu stoiska, Wystawca ma obowiązek zwrotu tych kart identyfikacyjnych do biura Targów po zakończeniu likwidacji stoiska. Za zgubione lub zniszczone identyfikatory będzie pobierana opłata w wysokości określonej w „Postanowieniach Szczegółowych”. Organizator ma prawo usunąć i nie wpuścić na teren Targów wszystkie osoby nie posiadające identyfikatorów
- W uzasadnionych przypadkach Organizator może, dla dobra Imprezy, ingerować w wystrój i wyposażenie stoiska (np.: zapobiegać niszczeniu stoiska. usuwać przedmioty wydzielające nieprzyjemne zapachy itp. głośność emitowanych dźwięków).
- Codzienna dostawa towarów musi być zakończona na 15 minut przed otwarciem
- Na terenie Targów obowiązuje bezwzględny zakaz:
- palenia tytoniu i używania otwartego ognia.
- eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych na zasadach sprzecznych z określonymi przez Organizatora,
- korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej,
- pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji,
- wnoszenia na tereny targowe substancji chemicznych pożarowo niebezpiecznych.
- zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania przejść i wyjść ewakuacyjnych,
- używania sprzętu pożarniczego do innych celów,
- umieszczania na stoisku eksponatów niebezpiecznych dla uczestników Targów i publiczności.
§3 . KATALOGI, GAZETY I INNE WYDAWNICTWA TARGOWE
- Organizator zapewnia druk i rozpowszechnienie oficjalnego Katalogu Targowego zawierającego spis Wystawców, ofertę targową Imprezy, dodatkowe informacje handlowe, reklamowe i usługowe.
- Wystawca zobowiązany jest do zamieszczenia w Katalogu Targowym wpisu obowiązkowego, chyba, że Postanowienia Szczegółowe mówią inaczej.
- Zamówienia na dodatkową reklamę w Katalogu Targowym jest dokonywane na osobnym formularzu zgłoszeniowym.
- Zabronione jest rozpowszechnienie innych Katalogów Targowych, Gazet Targowych i innych publikacji zawierających reklamy firm trzecich.
§4 . WARUNKI PŁATNOŚCI ZA NAJEM POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ
- Dla Wystawców walutą płatności jest złoty.
- Wystawca jest zobowiązany dokonać wpłaty 100 % wpłaty przed targami.
- Podpisany Formularz Zamówienia stanowi oświadczenie Zamawiającego o przyjęciu oferty organizatora skutkujące zawarciem umowy i stanowi zobowiązanie Zamawiającego do wpłacenia ustalonej kwoty do 7 dni przed targami na konto organizatora Deutsche Bank Polska SĄ o/ Sz-n nr konta 96 1910 1048 2217 5337 6210 00011
- Rezygnacja Zamawiającego z udziału w targach po podpisaniu formularza nie zwalnia go z obowiązku wpłaty ustalonej kwoty
- Faktura zostanie wystawiona przez organizatora w terminie siedmiu dni od wpłaty, jednak nie później niż w pierwszym dniu targów.
- W przypadku nie dokonania wpłaty organizator ma prawo nie wpuścić zamawiającego na stoisko, oraz zamawiający zobowiązuje się do zapłacenia odsetek karnych organizatorowi w wysokości 0,2 % za każdy dzień na co zostanie wystawiona nota odsetkowa oraz pokryje koszty firmy windykacyjnej działającej w imieniu organizatora w celu odzyskania należności z niniejszego zmówienia
- Do dokumentów zgłoszeniowych należy dołączyć kserokopię wypisu z rejestru handlowego i nadania numeru NIP albo wpisu o działalności gospodarczej.
§5 . WARUNKI Udziału Zwiedzającego – i wystawcy
- Jeżeli wstęp na teren Imprezy jest płatny: Koszt biletu na jeden dzień podany jest w informacji i kasach. Należy zachować go do kontroli Po wyjściu z terenu imprezy bilet traci ważność. Osoby do 7 roku wstęp bezpłatny.
- Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Imprezy:
- broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów,
- materiałów wybuchowych,
- wyrobów pirotechnicznych,
- materiałów pożarowo niebezpiecznych,
- napojów alkoholowych,
- środków odurzających lub substancji psychotropowych
- Ponadto zakazuje się bez zgody organizatora wprowadzania psów i innych zwierząt na Teren Imprezy
- Bez zgody organizatora zakazuje się prowadzenia jakiejkolwiek działalności handlowej, reklamowej, informacyjnej i politycznej lub innej zarobkowej na Terenie Imprezy.
- Bezumowne skorzystanie z oferty Targów Nieruchomości w jakiejkolwiek postaci na całym terenie AZOTY ARENA wiąże się z naliczeniem opłaty w wysokości 10 krotności normalnej stawki cennikowej.
- Organizator Imprezy może odmówić wstępu na Imprezę oraz przebywania na niej osobom:
- znajdującym się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków
- posiadającym broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały, wyroby, napoje, środki lub substancje.
- zachowującym się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającym zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Imprezy.
- osób co do których zachodzi podejrzenie prowadzenia działań szpiegostwa przemysłowego lub konkurencji.
- Kto wnosi lub posiada na Imprezie broń, inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne lub materiały pożarowo niebezpieczne, podlega karze aresztu albo karze ograniczenia wolności.
- Uczestnicy Imprezy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na Terenie Imprezy zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych, w tym kierownika do spraw bezpieczeństwa. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może wynikać wyłącznie z uwagi na ich sprzeczność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
- Osoby małoletnie uczestniczą w Imprezie na wyłączną odpowiedzialność osób, które sprawują nad nimi pieczę.
- Organizator zapewnia bezpieczeństwo osobom obecnym na Imprezie oraz porządek podczas trwania Imprezy, poprzez m.in.:
- Służby porządkowe i służby informacyjne wyróżniające się elementami ubioru;
- powołanie kierownika do spraw bezpieczeństwa, kierującego Służbami Porządkowymi i organizującego pracę Służb Porządkowych;
- udostępnienie pomocy medycznej oraz zaplecza higieniczno-sanitarnego;
- Organizator utrwala przebieg Imprezy dla celów dokumentacji oraz promocji lub reklamy Imprezy i imprez w przyszłych latach. Wizerunek osób przebywających na Terenie Imprezy może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniony dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych.
- Organizator zapewnia zabezpieczenia przeciwpożarowe poprzez zapewnienie, że:
- pracownicy obsługi, Służby Porządkowe i Organizator muszą znać rozmieszczenie podręcznego sprzętu gaśniczego i hydrantów oraz zasady postępowania na wypadek pożaru;
- Służby Porządkowe muszą być przeszkolone w zakresie zasad prowadzenia ewakuacji, sposobu alarmowania straży pożarnej, zasad użycia podręcznego sprzętu gaśniczego, udzielenia pierwszej pomocy medycznej.
- Organizator zastrzega sobie prawo ustalenia i zmian w przebiegu Imprezy z uzasadnionych powodów, np. odwołanie przyjazdu przez artystę, Siła Wyższa, itp., a ponadto prawo do ustalenia i zmiany programu pod względem artystycznym i czasowym bez uprzedniej konsultacji i rekompensaty.
- Służby Porządkowe, legitymujące się identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu, są uprawnione zgodnie z przepisami Ustawy do:
- sprawdzania uprawnień do przebywania na Imprezie;
- legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości,
- przeglądania zawartości bagaży, odzieży osób, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają niebezpieczne przedmioty,
- wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z regulaminem imprezy masowej, a w przypadku niewykonania takich poleceń – wezwania ich do opuszczenia Imprezy;
- stosowania siły fizycznej w postaci chwytów obezwładniających oraz podobnych technik obrony w przypadku zagrożenia dóbr powierzonych ochronie lub odparcia ataku na członka Służb Porządkowych lub inną osobę, na zasadach określonych w art., 38 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. Nr 114, poz. 740, z późn.zm.)
- ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia.
- Służby porządkowe mogą wydawać własne instrukcje bezpieczeństwa oraz p.poż. zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
- Każdy uczestnik : zwiedzający, wystawca, obsługa targów zapoznał się z wytycznymi co do bezpieczenstwa covid zamieszczonych na stronie https://www.gov.pl/web/rozwoj/targi i zobowązuje sie do ich przestrzegania
§6. Postanowienia końcowe
- W przypadku, gdyby Impreza nie odbyła się z przyczyn zależnych od Organizatora, odpowiedzialność Organizatora ograniczy się do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawców.
- W przypadku, gdyby Impreza nie odbyła się z przyczyn niezależnych od Organizatora, nie jest on zobowiązany do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawców.
- Organizator zastrzega sobie prawo do nie wpuszczenie na teren imprezy osób bez podania przyczyny.
- Organizator udostępnia wystawcom i zwiedzającym materiały promujące imprezę w postaci Video, zdjęć, publikacji, plakatów, ulotek, banerów itp. Materiały można pobierać z biura organizatora przy ul. Szafera 5/6/7 oraz ze strony www.expoarena.szczecin.pl i FB
- Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem a Wystawcą będą rozpatrywane przez właściwy rzeczowo sąd w Szczecinie.